Tugas Softskill Periode 2

Pengorganisasian Struktur Manajemen

A.    Definisi Pengorganisasian

Davis mendefinisikan bahwa organisasi harus mengandung kerja sama individu, terdapat pemimpin dan mempunyai tujuan yang sama, sementara itu, Daft mendefinisikan pengertian organisasi dari sudut pandang modern. Menurutnya organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok individu yang saling berinteraksi menurut suatu pola yang terstruktur dengan cara tertentu sehingga setiap anggota organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing, dan sebagai kesatuan mempunyai tujuan tertentu dan juga mempunyai batas-batas jelas sehingga organisasi dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya.

B.     Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi juga dapat di definisikan suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi. Struktur suatu organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok. Struktur suatu organisasi ada kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

C.     Pengorganisasian sebagia fungsi manajemen

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Actuating dalam Manajemen

A.    Definisi Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhka adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu.

B.     Pentingnya Actuating

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

C.     Prinsip Actuating

Menurut Kurniawan prinsip actuating adalah:

1. Memperlakukan pegawai dengan baik.

2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.

3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna.

5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.    Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengendalian (Controlling) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

B.     Langkah-Langkah dalam Controlling

1. Menilai kinerja dan Hasil Kegiatan

Bisa melalui pengamatan individu, laporan statisik, laporan lisan dan tulis.

2. Membandingkan hasil kerja dengan rencana awal atau standart kerja

Perbandingan terhadap budgest, standart atau tujuan program kerja

3. Aksi manajerial untuk mengoreksi penyimpangan atau standart yang tdak tercapai

a. Immediate corrective action

Mengoreksi problema sesegera mungkin agar kinerja kembali ke jalurnya yang benar.

b. Basic corrective action

Menentukan bagaimana dan kenapa kinerja tersebut bisa buruk dan mencari tau suber penyimpangannya.

c. Revising the standart

Menyelaraskan kualitas standart kinerja dengan kondisi sekarang atau bisa dicapai secara realistik dan maksimal dimasa mendatang.

C.     Tipe-Tipe Controlling

1. Feedforward control

Kontrol untuk mencegah problem yang memungkinkan terjadi (Antisipasi).

2. Concurrent control

Kontrol yang dilakukan seketika tatkala aktivitas sedang dilakukan

3. Feedback control

Kontrol yang dilakukan setelah aktivitas selesai dikerjakan

a. Adanya bukti perencanaan yang efektif (sebagai standart kerja)

b. Adanya informasi motivasional buat kerja

D.    Kontrol Proses Manajemen

1. Pengawasan pendahulu (feeforward control, streering controsl)

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standart dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselenggara.

2. Pengawasan Concurrent (Concurrent Control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan Umpan-Balik (Feedback Control, Past-Action Control)

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengatur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standart.

Sumber:

http://id.shvoong.com/business-management/management/2290028-pengertian-dan-definisi-controlling-pengendalian/

http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073179-definisi-struktur-organisasi/

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://www.anneahira.com/apa-itu-organisasi.htm

http://www.slideshare.net/sipank/the-process-of-management-controlling

http://www.slideshare.net/UniSrikandi/proses-pengawasan-dalam-manajemen

Tulisan 2: Manajemen Keuangan

Sejak dari bersekolah TK pasti kita semua diberikan uang untuk jajan, apa sih sebenarnya tujuan utama kita diberikan uang jajan? Tujuannya antara lain adalah agar kita tau bagaimana mengatur uang dengan baik dan memperhitungkan segala sesuatu yang kita inginkan dengan uang yang kita miliki. Dari penjelasan singkat diatas, berarti manajemen keuangan adalah cara/tindakan yang dilakukan untuk mengelola uang. Dalam sebuah perusahaan, uang adalah hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan, karena itu perusahaan wajib dapat mengatur keuangan atau anggaran yang ada diperusahaan itu agar tidak terjadi kebangkrutan. Manajemen keuangan lainnya juga dapat kita lihat dari mahasiswa perantau yang tinggal jauh dari orang tua dimana mereka diberikan uang oleh orang tuanya hanya sebulan sekali. Disitulah mereka harus memiliki manajemen keuangan yang tepat, agar uang yang mereka terima dapat mencukupi sampai akhir bulan. Dapat dilihat jika manajemen keuangan berperan penting dalam sebuah kelangsungan hidup atau kelangsungan berdirinya sebuah perusahaan agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Kita harus bisa membedakan mana yang menjadi kebutuhan pokok yang harus dipenuhi mana yang bukan kebutuhan pokok, agar manajemen keuangan dapat berjalan dengan baik dan tidak merugikan siapapun.

Tulisan 1: Manajemen Waktu

Apa itu manajemen waktu? Manajemen waktu adalah mengatur waktu sedemikian rupa agar waktu yang terlewati menjadi berguna dan tidak terlewat secara sia-sia dan menyelesaikan suatu kegiatan dengan target waktu yang sudah ditentukan. Jika kita dapat mengatur waktu dengan baik, itu berarti kita dapat mengatur diri kita dengan baik pula. Sebaiknya dalam mengerjakan berbagai kegiatan, kita harus memiliki manajemen waktu yang baik, agar apa yang kita lakukan dapat terselesaikan dengan tepat. Dalam manajemen waktu, kita harus mengetahui mana yang menjadi prioritas dan mana yang bukan prioritas. Agar manajemen waktu dapat berjalan dengan tepat, sebaiknya kita mengerjakan suatu hal dari yang prioritas. Manajemen waktu yang dilakukan secara bersungguh-sungguh akan memberikan hasil sesuai dengan apa yang kita inginkan. Maka mulai saat ini, belajarlah melakukan kegiatan dengan memiliki manajemen waktu yang tepat agar apa yang kita inginkan dapat tercapai.

Manajemen, Kepemimpinan, Perencananaan, dan Penetapan Manajemen

I.     1. Apa itu Manajemen?

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen, manajemen pengurusan, dan lain sebagainya.

Manajemen adalah proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisein dan efektif dengan dan melalui orang lain. Proses menggambarkan fungsi-fungsi yang berjaln terus atau kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh para manajer. Fungsi-fungsi ini lazimnya disebut merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan.

Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahlu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut:

a. Encylopedia of The Social Science, yaitu suatu proses dimana pelaksaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.

b. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

c. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu.

2. Jenis-Jenis Manajemen

a. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik dari bisnis yang kita jalankan dan bagimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap berkerja bersama dengan kualiatas pekerja yang senantiasa konstan atau bertambah.

b. Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapay diwujudkan.

c. Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi.

d. Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnia yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit.

e. Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dengan jangka panjang.

f. Manajeman Stratei, secara sederhana manajemen dapat diartikan sebagai perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, pengawasan dalam rangka pengambilan keputusan.

g. Manajemen Operasi adalah area bisnis yang berfokus pada proses produksi barang dan jasa, serta memastikan operasi bisnis berlangsung secara efektif dan efesien.

3. Apa itu Kepemimpinan?

Beberapa pendapat tentang “Kepemimpinan” dapat diungkaapkan dari definisi-definisi sebagai berikut:

Menurut Stoner kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting: Pertama, kepemimpinan melibatkan orang lain (bawahan atau pengikut), kwalitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari pemimpin. Kedua, kepemimpinan merupakan pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya bahwa anggota kelompok atau bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pemimpin. Ketiga, kepimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pemimpin tidak dapat mengataka kepada bawahan apa yang harus di kerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin.

Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi sebuah kelompok menuju tercapainya tujuan-tujuan. Kepemimpinan, seperti halnya motivasi merupakan topik perilaku organisasi lain yang sangat banyak di teliti. Dan praktis  semua riset telah diarahkan untuk menjawab pertanyaan, “Apa itu seorang pemimpin yang efektif?” Dengan jelas kita dapat melihat suatu evolusi mengenai proses kepemimpinan dalam berbagai teori yang diusulkan untuk memahami dan menjelaskan.

Kepemimpinan memusatkan perhatian pada mengidentifikasi ciri-ciri khusus yang barangkali dapat digunakan untuk membedakan pemimpin dengan yang bukan pemimpin. Para peniliti tidak mampu mengidentifikasi ciri-ciri tertentu yang senantiasa membedakan para pemimpin sehingga sebagai gantinya mereka mulai memeriksa interaksi para pemimpin dengan para pengikut untuk menentukan apakah ada gaya perilaku tertentu yang mencirikan pemimpin efektif. Teori-teori perilaku ini juga terbukti buntu sebab mereka gagal menyadari perbedaan-perbedaan situasi.

II.  PERENCANAAN DAN PENETAPAN MANAJEMEN

1. Pengertian Perencanaan

Merencanakan menyangkut merumuskan sasaran atau tujuan organisasi tersebut, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan ini, dan menyusun hierarki lengkap rencana-rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan. Perencanaan itu sekaligus menyangkut tujuan (apa yang harus dikerjakan) dan sarana-sarana (bagaimana harus dilakukan).

Perencanaan dapat dirumuskan lebih lanjut dipandang dari segi apakah formal atau informal. Semua menajer melakukan perencanaan, tetapi perencanaan itu boleh jadi hanya tidak resmi. Dalam perencaan tidak resmi itu, tak ada apa pun yang ditulis, dan sedikit atau tidak ada penyampaian sasaran-sasaran kepada orang-orang lain di organisasi itu. Ini melukiskan bagaimana perencanaan itu dilakukan di banyak peruusahaan kecil; pemilik menajernya mempunyai suatu visi kearah mana ia ingin pergi dan bagaimana sampai ke situ. Perencanaan itu bersifat umum dan tidak mempunyai kelanjutan. Tentu saja, perencanaan tk resmi ada pula di sejumlah organisasi besar, dan sejumlah perusahaan kecil memiliki rencana-rencana formal yang amat canggih.

Dalam buku ini kami menggunakan istilah merencanakan, yang kami maksudkan adalah perencanaan formal. Sasaran-sasaran terperinci dirumuskan dan mencakup periode bertahun-tahun. Sasaran-sasaran ini ditulis dan diumumkan kepada anggota-anggota organisasi. Akhirnya, terdapat program-program tindakan terperinci untuk mencapai sasaran-sasaran ini; artinya, pra manajer dengan jelas merumuskan jalan yang ingin mereka tempuh untuk membawa organisasi tersebut dari tempatnya sekarang ini sampai ke tempat yang dikehendaki.

2. Manfaat Perencanaan

a. Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

b. Menghindari kesalahan atau resiko.

c. Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

d. Memungkinkan koordinasi.

e. Metode yang digunakan bisa lebih baik.

f. Bisa berhemat atau ekonomis data.

g. Bisa menghemat tenaga manajemen.

h. Sebagai dasar untuk pengendalian.

3. Jenis Perencanaan dalam Organisasi

a. Rencana Strategi lawan Rencana Operasional

Rencana strategi adalah rencana-rencana yang berlaku bagi seluruh organisasi, menentukan sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menempatan organisasi tersebut dalam lingkungannya.

Rencana operasional adalah rencana yang menetapkan rincian tentang cara mencapai keseluruhan tujuan organisasi.

Perbedaan rencna organisasi dengan rencana operasinal memiliki 3 perbedaan yang telah diidentifikasi, yaitu: kerrangka waktu, jangkauan, dan apa rencana-rencana itu mencantumkan serangkaian sasaran organisasi yang telah diketahui. Rencana-rencana operasioanl cenderung meliputi periode waktu yang pendek. Misalnya rencana bulanan, mingguan, dan harian sebuah perusahaan hamper senantiasa bersifat operasioanl. Rencana-rencana strategis cenderung mencakup periode waktu yang lama lazimnya tiga tahun atau lebih. Rencana-rencana itu juga mencakup sudut pandang yang lebih luas dan kurang menangani wilayah-wilayah khusus. Pada akhirnya, rencana strategis mencakup perumusan sasaran, sementara rencana operasional mengasumsikan adanya sasaran. Rencana operasional merumuskan cara-cara untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.

b. Rencana Jangka Pendek lawan Rencana Jangka Panjang

Rencana jangka panjang adalah rencana dengan karangka waktu yang di atas tiga tahun.

Rencana jangka pendek adalah rencana yang mencakup satu tahun atau kurang.

c. Rencana yang Mengarahkan (Directional) lawan Rencana Khusus (Specific)

Rencana-rencana khusus mempunyai sasaran-sasaran yang dirumuskan dengan jelas. Tidak ada ambigus, tidak ada kesalahpahaman. Namun, rencana khusus mempunyai kekurangan. Rencana-rencana semacam itu membutuhkan kejelasan dan suatu kemampuan meramal yang sering kali tidak ada. Apabila ketidakpastian tinggi dan manajemen harus fleksibel untuk menanggapi perubahan-perubahan yang tak terduga, maka orang lebih suka menggunakan rencana yang mengarahkan.

Rencana direksioanal (yang mengarah) mengidentifiikasikan garis-garis pedoman umum. Rencana-rencana itu memberikan focus tapi tidak mengunci para manajer ke dalam sasaran-sasaran khusus atau rangkaian-rangkaian tindakan.

Referensi:

Widjaja, Amin. 1993. Suatu Pengantar Manajemen. Jakarta: Rineka cipta.

Schermerhom, Jr, J. 1998. Manajemen. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Robbins, S dan Coulter, M. 2004. Manajemen Jilid 2. Jakarta: Indeks.

Leavitt, Harold J. 1992. Psikologi Mannajemen. Jakarta: Erlangga.

Robbins, S dan Coulter, M. 2004. Manajemen Jilid 1. Jakarta: Indeks.

Sastrodiningrat, S. 1999. Kapita Selekta Manajemen & Kepemimpinan. Jakarta: IMD-HILL-CO.

Abdul Mukhyi, M dan Saputru, I. 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: Gunadarma.

Arsyad, L. 1993. Pengantar Perencanaan Ekonomi. Yogyakarta: Media Widya Mandala.